La comunicación que se produce entre la empresa, sus empleados y clientes es un aspecto imprescindible para que cualquier negocio funcione y tenga éxito.
Es por esto por lo que es fundamental contar con un plan de comunicación elaborado y adaptado, en el cual se especifiquen objetivos e ideas de cada departamento y con el cual se cree una mejor relación tanto en la parte como externa de la empresa.
¿Qué es un plan de comunicación?
Un plan de comunicación es la guía y forma en la que cualquier empresa, institución o marca utiliza para dirigirse a su público objetivo.
Se trata de un documento u hoja de ruta en la que se plasma, de forma clara y concisa, el cómo, cuándo y dónde la empresa o marca se va a comunicar con su segmento objetivo. De esta forma se establecen los objetivos de comunicación que se quieran alcanzar lo que facilita la organización de la ideas y acciones a desempeñar.
La elaboración de un plan de comunicación permite planificar y asignar de la mejor manera posible los recursos tangibles e intangibles con los que dispone la empresa con la finalidad de mejorarlos y cumplir con los objetivos previstos.
Plan de comunicación interno vs externo
Plan de comunicación interno
Plan de comunicación dirigido a los integrantes de la empresa. Consiste en un conjunto de acciones encaminadas mejorar la comunicación y relación que hay entre los equipos y compañeros de la empresa, de manera que se genere de forma natural un buen ambiente de trabajo y un desarrollo del mismo más eficaz.
Plan de comunicación externo
Plan de comunicación dirigido a los consumidores, en concreto, al público objetivo de la empresa. Se trata de un conjunto de actividades direccionadas y centradas en la imagen de marca, de manera que la empresa se posicione en la mente de los consumidores, tengan una buena referencia de esta y finalmente terminen convirtiéndose en clientes.
Este tipo de comunicación está orientado no solo a los consumidores sino también a los distintos socios de la empresa, como son proveedores, inversores y accionistas. Además, dependiendo del canal que se utilice se puede diferenciar entre el plan de conminación externa online y el plan de comunicación externa offline, lo cuales se complementan entre ellos.
Importancia de un plan de comunicación
Como mencionamos al comienzo de este artículo un plan de comunicación es un documento que sirve de para asignar de forma eficiente los recursos de los que dispone la empresa y de esta manera, marcar una hoja de ruta en la que se plasmen las acciones que la empresa debe seguir para transmitir el mensaje adecuado para su público objetivo, de forma que estos lo reciban en el formato correcto y se cumplan con los objetivos de comunicación esperados.
Un plan de comunicación tiene el propósito de unificar y transmitir el mensaje e imagen de marca tanto a los empleados como a los consumidores de manera que se eviten confusiones, se siga la misma dirección y estos tengan claro cuáles son los valores y principios de la empresa.
Además, con un plan de comunicación se pretende crear un flujo de comunicación en el que cualquier integrante de la empresa pueda expresar.
Beneficios de contar con un plan de comunicación
Los beneficios y ventajas que aporta contar con un plan de comunicación bien redactado, que comprendan los integrantes de la empresa y que se dirija al público objetivo correcto pueden verse reflejados en distintos aspectos:
- Consolida la imagen de marca que tiene la empresa, por lo que le permite conseguir un mejor posicionamiento y mayor notoriedad ante el público objetivo.
- Optimiza la asignación de las responsabilidades de los empleados ya que identifica cuales los puntos más débiles y fuertes de cada uno, así ganándole el rol que les corresponde asumir.
- Fortalece y completa la estrategia interna de la empresa, la cual debe ir acorde con los objetivos que esta desee alcanzar propuestos por el equipo directivo y los empleados.
- Facilita la toma de decisiones ya que permite agilizar el proceso y elegir el camino más rápido, sencillo y acertado. Esto ocurre gracias a que el plan de comunicación les permite conocer todos los componentes esenciales a los integrantes de esta.
- Permite establecer estrategias tanto a corto como a medio y largo plazo.
- Sirve como herramienta para saber cual es la forma más adecuada de dirigirte al público objetivo.
- Asigna los recursos y materiales necesarios para cada acción a realizar, reduciendo los costes.
- Fideliza a los clientes con la marca ya que, con la transmisión de un mensaje idóneo y dirigido expresamente para estos, entenderán mejor los valores y filosofía de la empresa
- Evalúa y mide la eficacia y los resultados que se han obtenido con las estrategias de comunicación.
¿Cómo elaborar un plan de comunicación?
Los pasos que hay que seguir para elaborar un plan de comunicación de forma eficaz y ordenada son los siguientes:
1. Análisis situacional interno y externo de la empresa
Es la base para comenzar a elaborar un plan de comunicación.
Esta primera etapa del proceso se centra en realizar un análisis del entorno y de la situación de la empresa y para ello se debe realizar un análisis DAFO en el que se identifiquen y especifiquen las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades con que cuente y/o tenga que afrontar la empresa.
Realizar este análisis permite ejecutar y llevar a cabo un plan de comunicación más certero y firme, en el que se plasmen los objetivos a cumplir con sus respectivas estrategias.
Otro instrumento para utilizar como guía o referencia, además del análisis DAFO, se trata del uso de un fichero de datos en el que se recojan datos relativos de la empresa (nombre, misión y visión, comienzos de la empresa, datos de contacto, etc.). También es necesario esclarecer y formalizar un documento en el que se definan las tomas de decisiones y se recojan las dificultades que puedan tener para después fijar los objetivos y estrategias principales y más importantes.
2. Definir objetivos
Una vez que hemos hecho el análisis de la situación y del entorno pasamos al siguiente paso, definir los objetivos principales con los que se va a direccionar y va a avanzar la empresa. Estos objetivos servirán de guía y respuesta para establecer las acciones a realizar por lo que deben tratarse como objetivos SMART:
Specific
Esto quiere decir que los objetivos deben ser claros y lo más precisos posibles. Deben tener una dirección concreta y todos los miembros del equipo la sigan.
Measurable
Como la propia palabra lo dice, los objetivos deben ser medibles y evaluables para saber con precisión si se están alcanzando o no. Para llevar a cabo esto se utilizan las Key Performace Indicators, o mejor conocidas como las KPI´s ya que permiten conocer el desempeño y rendimiento de los objetivos.
Achievable
Los objetivos deben ser posibles y deben utilizarse como instrumento que sirva de inspiración y motivación para los miembros del equipo, además de ser realistas y tener cierto grado de ambición para mejorarlos y hacerlos más precisos.
Relevant
Tienen que ser prácticos y productivos ya que deben aportar beneficios y crecimiento a la empresa. Se trata de establecer los objetivos según los recursos humanos y materiales de tu negocio.
Time bound o a tiempo
Hay que fijar un timming, es decir, se debe establecer un plazo y una fecha de limitación en la que se deban cumplir y alcanzar los objetivos. Esto fomenta la motivación de los trabajadores y mejora la organización de la empresa.
3. Establecer público objetivo
En función de las personas a la que le vaya a transmitir el mensaje y de los objetivos definidos, estos se dividirán en primarios o principales y secundarios.
Es fundamental realizar un análisis profundo de los aspectos que caractericen a los consumidores a los que se quiere llegar (económicos, sociales, demográficos, etc.) y tener claro los requisitos a seguir:
- Debe seleccionarse una muestra lo suficientemente grande para que sea relevante y se obtengan unos resultados más certeros.
- Los objetivos se deben poder delimitar de forma sencilla y clara.
- El mensaje a transmitir debe ser diferente y único.
- Los objetivos deben ser medibles y evaluables en el tiempo.
4. Seleccionar mensaje a transmitir
Definir cuál y cómo va a ser el mensaje que van a recibir los consumidores es fundamental y de gran importancia ya que este marcará la forma en la que estos perciban a la empresa y a su marca.
El mensaje debe planificarse de forma estratégica, adaptándose en todo momento tanto a los principios y valores de la marca como al público objetivo al que va dirigido. Una vez que se ha seleccionado el mensaje, se pasa a la creación del slogan o claim con el que se va a identificar la empresa a través del Storytelling.
5. Estrategias para un plan de comunicación
Teniendo ya definidos los objetivos, establecido el público objetivo y seleccionado el mensaje pasamos a la siguiente etapa, elaborar las estrategias y acciones de comunicación.
En esta etapa se definirán con detalle todas las actividades que se llevarán a cabo para alcanzar los objetivos propuestos y se especificará el camino por el que se van a dirigir para después pasar a seleccionar los canales por los que se transmitirán.
6. Seleccionar los canales a utilizar
Elegir el canal apropiado es imprescindible ya que supone una inversión de dinero y tiempo que no se puede malgastar y con el que se esperan obtener beneficios. Existen dos canales principales:
Canales online
Se trata de medios digitales como las RRSS, el desarrollo de una página web, el blog de la empresa y el email.
Canales offline
Se tratan de medios más tradicionales como el periódico, la radio, vallas publicitarias o eventos. No obstante, no se tiene porque elegir un solo canal, sino que estos pueden ser complementarios.
7. Establecer un calendario programado
Todos estos objetivos y estrategias se desarrollarán en unos canales específicos en un tiempo limitado por lo que se debe establecer un cronograma de todas las actividades que se van a llevar a cabo a lo largo de los días, semanas y meses del año.
8. Delimitar presupuesto
El presupuesto es un aspecto a considerar esencial e imprescindible en la elaboración de un plan de comunicación, el cual debe abarcar los gastos de cada una de las acciones que se realicen tanto para publicitarse como a la hora de asociarse o solicitar servicios de otras empresas.
9. Evaluación y medición del plan de comunicación
Por último, pero no menos importante, para saber si los objetivos y estrategias han tenido éxito se utilizan distintas herramientas y métodos como, por ejemplo, el impacto que ha tenido en las RRSS o en el medio por el que se haya emitido, realizar entrevistas y cuestionarios, etc.
Conclusión
Llevar a cabo un plan de comunicación es un proceso que conlleva una buena planificación y organización por parte de los distintos departamentos y que aporta grandes ventajas a la empresa.
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