¿Cómo organizamos las tareas de equipo en Trello?

Trello es el software que utilizamos para gestionar las tareas y proyectos en Pixelmouse, nuestro estudio de artes digitales en Idecrea. Nuestro equipo de diseño y desarrollo web, formado por profesionales de diversas disciplinas, lo usamos a diario (diseñadores gráficos, diseñadores web, programadores, y expertos en SEO/SEM…). En el siguiente artículo vamos a enseñarte como utilizamos esta herramienta para ser lo más productivos posible.

Usamos la metodología Kanban adaptada a nosotros. Cada proyecto contiene las siguientes columnas.

  • Backlog: Guias de estilos, usuarios/claves, enlaces de interés… cualquier material que es importante conocer del proyecto.
  • TODO – Cold: Tareas con una prioridad baja. Se deben realizar si no hay ninguna otra en Warm y Hot.
  • TODO – Warm: Tareas con una prioridad normal. Se deben realizar si no hay ninguna otra en Hot.
  • TODO – Hot: Tareas con una prioridad Alta. Deja lo que estés haciendo y ponte de inmediato.
  • In progress: Tarea en la cual estás trabajando, solo puedes tener una asignada.
  • Review: Cuando acabes mueve tu tarea aquí y asigna la tarjeta al Coordinador de proyecto. Si no se considera que esté bien terminada será devuelta a algún TODO con un comentario.
  • Done: Historial de tareas terminadas.

Situación: Quiero realizar una tarea

Muevo una tarea asignada a mi a la columna In progress que antes estaba en Hot, en caso de no existir ninguna compruebo Warm y por último Cold. Solo puede existir una tarea mía en In progress, en caso contrario acabo la presente anteriormente. Después de terminar la tarea la muevo a Review. El flujo ha terminado, vuelvo a buscar una nueva tarea a realizar.

Situación: Necesito que otra persona haga una tarea previa

Asigna la tarjeta a la persona que debe realizar el trabajo y déjale un comentario con su nombre incluído (incluye un @). De ese modo le llegará una notificación.

Situación: Crear una nueva tarea

Cada tarjeta debe tener la siguiente estructura.

  • Título: Descripción corta de la tarea. Suele empezar con un verbo. Ejemplo “Cambiar iconos de redes sociales” o “Generar factura”.
  • Descripción: Descripción larga con todos los detalles posibles y, si el contexto lo permite, capturas de pantalla.
  • Etiqueta: Siempre debe tener mínimo una etiqueta. Por ejemplo, si se ha encontrado un error en el Diseño Web tendrá 2 etiquetas: Bug y Diseño Web.
  • Miembro: Una tarea solo poseé un responsable. Si hay 2, hay confusión porque no se sabe quien debe abordarla.

¡Atención! Si puedes, evitar los Checklist porque en realidad son pequeñas tareas.

Un ejemplo visual de una tarea.

Y además, podéis usar Trello, no sólo para trabajos colaborativos, sino para organizar tus tareas caseras o incluso, como en el siguiente ejemplo, ¡La reforma de tu cocina!

Trabajar con Trello

Esperamos que esta metodología sirva a otras personas para encontrar una forma efectiva de ser lo más certeros posibles.

En Idecrea nos gusta tanto Trello, que hasta lo utilizamos en las clases para que nuestros alumnos vayan aprendiendo su entorno y el potencial que tiene para compartir documentos y saber en qué estado se encuentran. Si quieres conocer más sobre nuestro estudio, visita nuestra web Pixelmouse y sobre nuestros programas y Másters

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